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Die Europäische Kommission begrüßte am 11. Juni 2003 die jetzt vom Rat definitiv angenommenen Änderungen an der "Ersten Gesellschaftsrechtsrichtlinie" (68/151/EWG), mit denen Unternehmensinformationen einfacher und rascher zugänglich gemacht werden sollen. Gleichzeitig soll den Gesellschaften die Erfüllung ihrer Offenlegungspflichten erleichtert werden. Unternehmen werden von nun an moderne technische Hilfsmittel in vollem Umfang nutzen können.
Sie können ihre Urkunden und Angaben auf Papier oder in elektronischer Form einreichen. Kopien dieser Urkunden werden auf Papier oder in elektronischer Form erhältlich sein. Unternehmen werden auch weiterhin ihre Urkunden und Angaben in der Sprache/den Sprachen ihres Mitgliedstaats einreichen, doch steht es ihnen frei, die Angaben in anderen EU-Sprachen vorzulegen, um so den Zugang zu Unternehmensinformationen aus anderen Mitgliedstaaten zu erleichtern. Die Kommission hatte eine Änderung der Richtlinie im Juni 2002 vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wurde jetzt mit nur einer Lesung im Rat und im Europäischen Parlament angenommen.
Die Erste Richtlinie des Rates vom 9. März 1968 (68/151/EWG) schreibt vor, welchen Anforderungen Gesellschaften mit beschränkter Haftung in Bezug auf die Einreichung und Offenlegung von Urkunden und Angaben in erster Linie genügen müssen. Folgende Änderungen wurden jetzt vorgenommen:
Die Mitgliedstaaten müssen ab 1. Jänner 2007 die Einreichung der Unternehmensurkunden und -angaben in elektronischer Form ermöglichen. Ab diesem Termin können Unternehmen grundsätzlich wählen, ob sie ihre Unterlagen in Papierform oder in elektronischer Form vorlegen. Die Mitgliedstaaten können außerdem den Gesellschaften aller oder bestimmter Rechtsformen die Einreichung aller oder bestimmter Kategorien der Urkunden und Angaben in elektronischer Form vorschreiben.
Die ursprüngliche Richtlinie schreibt vor, dass alle Urkunden und Angaben, die der Offenlegung unterliegen, in einer Akte zu hinterlegen oder in das Register einzutragen sind. Es müssen Abschriften bereitgehalten werden, wobei die Gebühren für die Erteilung dieser Abschriften die Verwaltungskosten nicht überschreiten dürfen. In der Änderungsrichtlinie ist zusätzlich vorgesehen, dass diese Abschriften in elektronischer Form erhältlich sein müssen, sofern der Antragsteller dies verlangt.
Gemäß der ursprünglichen Richtlinie sind die hinterlegten oder eingetragenen Urkunden und Angaben in einem von dem Mitgliedstaat zu bestimmenden Amtsblatt bekannt zu machen. In der Änderungsrichtlinie wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das Amtsblatt in elektronischer Form geführt werden kann, und den Mitgliedstaaten gestattet, die Bekanntmachung im Amtsblatt durch eine andere "ebenso wirksame Form" der Veröffentlichung zu ersetzen, sofern ein System verwendet wird, mit dem die Unternehmensinformationen chronologisch geordnet und zentral zugänglich gemacht werden.
Die ursprüngliche Richtlinie legt fest, dass auf den Briefen und Bestellscheinen bestimmte Einzelheiten wie die Nummer der Eintragung der Gesellschaft, die Rechtsform und der satzungsmäßige Sitz anzugeben sind. Nach der neuen Richtlinie gilt dies für alle Briefe und Bestellscheine, unabhängig von ihrer Form. Sofern die Gesellschaft über eine Webseite verfügt, muss auch diese die genannten Angaben enthalten.
Es wurde ein neuer Artikel in die Richtlinie eingefügt, der den Zugang zu Unternehmensinformationen aus anderen Mitgliedstaaten erleichtern soll. Die Unternehmen können ihre Urkunden und Angaben zusätzlich zu der obligatorischen Offenlegung in einer der in ihrem Mitgliedstaat zugelassenen Sprachen freiwillig in jeder Amtssprache der Gemeinschaft offen legen. Die Mitgliedstaaten können ihren Unternehmen auch die freiwillige Offenlegung der Urkunden und Angaben in einer Nicht-Gemeinschaftssprache gestatten.
Bestimmte Aspekte der ursprünglichen Richtlinie wurden angepasst, um die neuen Gesellschaftsformen, die in mehreren Mitgliedstaaten seit der Verabschiedung der Ersten Richtlinie entstanden sind, zu erfassen und den seit 1968 angenommenen Rechnungslegungsvorschriften der Europäischen Union Rechung zu tragen. Die neue Richtlinie lässt die ursprüngliche Liste der offen zu legenden Urkunden und Angaben sowie die ursprünglichen Vorschriften unberührt, nach denen die Mitgliedstaaten festlegen, welche Personen die Offenlegungsformalitäten erfüllen müssen, und bei Nichterfüllung in bestimmten Fällen entsprechende Sanktionen vorsehen.
Im Rahmen der vierten Phase der Initiative zur Vereinfachung der Rechtsvorschriften im Binnenmarkt (SLIM) legte eine für das Gesellschaftsrecht eingesetzte Arbeitsgruppe im September 1999 einen Bericht über die Vereinfachung der Ersten und Zweiten Gesellschaftsrechtsrichtlinie vor.
Die Empfehlungen für die Erste Richtlinie bezogen sich im Wesentlichen auf die Notwendigkeit, einerseits die Vorlage und Offenlegung von Urkunden und Angaben der Unternehmen durch den Einsatz moderner Technologie zu beschleunigen und andererseits den Zugang zu Unternehmensinformationen aus anderen Mitgliedstaaten durch die freiwillige Eintragung von Urkunden und Angaben in anderen Sprachen zu erleichtern. Diese Empfehlungen wurden nun mit der Änderungsrichtlinie umgesetzt.
Bei Interesse können Sie den Wortlaut der Richtlinie im Internet unter http://europa.eu.int/comm/internal_market/de/company/index.htm einsehen.